1. Over deze privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Tala, AIP bv, met maatschappelijke zetel Butswervestraat 29, 9990 Maldegem met Ondernemingsnummer: BE 0837 674 182.

Tala respecteert uw privacy en wil dat u als klant of potentiële klant een goed beeld krijgt van hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, en/of gebruiken en verwerken.

Deze privacyverklaring is opgesteld conform de nieuwe GDPR-wetgeving van 25 mei 2018.

Ze geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en wordt bijgewerkt, in functie van de voortdurende ontwikkelingen en evoluties op het vlak van de privacy. U bekomt een recente versie via mail tav Leen@tala-dialoogbouwer.be.

2. Verwerking en gebruik van uw persoonsgegevens

2.1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn: uw naam, voornaam, firmanaam, e-mailadres. In voorkomend geval uw tel.nr, adres, leeftijd, functie op moment van deelname aan een project. Indien u dit expliciet doorgaf, uw specifieke interesses/ thema’s met betrekking tot onze dienstverlening (vb. advies, leidinggeven, teamsamenwerking, communicatie, vragen stellen, luisteren, persoonlijke ontwikkeling…).

Bij deelname aan een LIFO® programma verwerken we uw naam, voornaam, geslacht, uw LIFO® scores en profielbeschrijving. Deze laatste enkel indien van toepassing voor het project waaraan u deelneemt.

2.2. Wiens persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de persoonsgegevens van volgende mogelijke doelgroepen:

• Klanten, met name contactpersonen van bedrijven en organisaties die door middel van contracten opdracht geven aan
  Tala voor het verlenen van diensten.

• Deelnemers, met name iedereen die één van de door ons gegeven opleidingen/workshops/coaching volgt (individueel of in groep).

• Potentiële klanten, namelijk iedereen die expliciete toestemming gaf dat zijn/haar gegevens gebruikt mogen worden in het kader van onze communicatie- en marketingactiviteiten. (hetzij mondeling, hetzij schriftelijk)

• Andere leads/contacten voor zover deze hun expliciete toestemming verleenden (bv door uitwisseling business cards). We denken hierbij vb aan contacten op basis van ontmoetingen tijdens netwerkactiviteiten georganiseerd door derden.

 2.3 Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Bent u een klant, dan worden uw persoonsgegevens in de eerste plaats gebruikt voor de uitvoering van de overeengekomen diensten en voor facturatiedoeleinden. Bent u klant, potentiële klant of ander contact (zie 2.2) dan gebruiken we uw gegevens in het kader van onze communicatie- en marketingactiviteiten, meer bepaald om u op de hoogte te houden van nieuws en updates van Tala. Onder marketingactiviteiten verstaan wij onder meer beurzen, events, themadagen, e-mailings, social media campagnes. De gebruikte media hierbij zijn onder meer mailings, e-mailings, nieuwsbrieven en sociale media. Verder kunnen uw persoonsgegevens aangewend worden voor specifieke acties die aansluiten bij de interesses die u doorgaf hetzij bij een netwerkevent of bij uw deelname aan een project of opleiding. Bent u een deelnemer aan een advies of opleiding dan worden uw persoonsgegevens louter voor de uitvoering van deze diensten gebruikt.

3. Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

Tala gaat uiterst voorzichtig om met uw persoonsgegevens en leeft de wettelijke regels rond de bescherming van persoonsgegevens zo goed mogelijk na. Hieronder leest u welke werkwijze wij hierbij hanteren.

3.1 Verzamelen van persoonsgegevens

Er zijn verschillende manieren waarop wij persoonsgegevens verzamelen:

• Contactformulier (website)

• Aanvragen via website, mail, tel of persoonlijk gesprek rond specifieke thema’s die binnen vallen

• Lead gegevens naar aanleiding van een netwerkevent binnen het kader van de de dienstverlening van Tala (papier, mondeling, mail, sociale media)

• Evaluatieformulier na onze opleidingen (papier, digitaal)

• Face-to-face contact gevolgd door uitwisseling van contactgegevens

• Documenten van onze klanten en deelnemers ten behoeve van de administratie voor de KMOP portefeuille

• LIFO® vragenlijst (LIFO® Benelux vragenlijsten site)

3.2 Verwerking en bewaring van LIFO®gegevens van deelnemers

Bij het invullen van de LIFO® vragenlijst geeft de deelnemer toestemming tot verwerking van de LIFO® gegevens volgens de privacyverklaring van LIFO® Benelux. Als LIFO® licentiehouder is Tala verantwoordelijk voor het naleven van de geldende regels m.b.t. de bescherming van persoonlijke gegevens van de deelnemers aan onze LIFO® programma’s.

Na het invullen van een LIFO® vragenlijst stuurt het LIFO® Benelux online systeem de scores van de deelnemers automatisch naar de beveiligde Tala mailbox (Microsoft Exchange account). Enkel daartoe gemachtigde personeelsleden van Tala hebben toegang tot deze mailbox en persoonsgegevens.

De LIFO® scores worden verwerkt in deelnemersmaterialen bestemd voor de uitvoering van de opleiding/workshop/coaching. Het LIFO® profiel, en in voorkomend geval de LIFO® profielbeschrijving, worden via de Tala mailbox vooraf digitaal of tijdens de sessie op papier, persoonlijk en vertrouwelijk aan de deelnemer bezorgd. Tijdens de duur van het project, opleiding, coaching en/of advies worden de deelnemersmaterialen bewaard op een beveiligde Tala site in een Microsoft 365 omgeving.

De LIFO® gegevens zijn strikt persoonlijk en worden door Tala in geen geval aan derden bezorgd, tenzij met expliciete en voorafgaandelijke toestemming van de deelnemer.

De LIFO®- en andere persoonsgegevens van de deelnemer worden na afloop van het project verwijderd uit de mailbox van Tala.

Tijdens de duur van het LIFO® programma heeft de deelnemer steeds het recht om de persoonlijke LIFO® gegevens te laten verwijderen. Dit kan op eenvoudig verzoek via mail gericht aan Leen@tala-dialoogbouwer.be.

3.3 Automatische verwerking van uw persoonsgegevens

Om snel in te spelen op uw aanvraag kunnen uw persoonsgegevens soms automatisch verwerkt worden. Zo kan u bv een automatisch antwoord krijgen in uw mailbox. Dit antwoord is enkel informatief naar u naar aanleiding van een vraag.

3.4 Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

We streven ernaar om uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Zolang u ons niet expliciet verzoekt om uw gegevens te verwijderen blijven deze bewaard in onze database.

Klantengegevens blijven bewaard zolang de commerciële contacten bestaan (m.a.w. zolang u een Tala klant bent bewaren wij uw persoonsgegevens in onze bestanden). Voor de gegevens van potentiële klanten bedraagt de maximum bewaartermijn 5 jaar.

4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Tala gaat steeds op een veilige en beschermende manier om met uw persoonsgegevens. Deze worden enkel voor de specifieke doeleinden waarvoor ze opgevraagd werden gebruikt: voor facturatie, in het kader van een advies of opleiding, voor het versturen van nieuwsbrieven en promotionele mailings.

Tala gebruikt uw persoonsgegevens enkel voor de activiteiten waarvoor deze bezorgd werden en geeft deze gegevens niet door aan een derde zonder uw expliciete toestemming.

De externe dienstverleners en leveranciers van Tala (bv LIFO® Benelux) werken in overeenstemming met de GDPR, waardoor de veiligheid van de uitgewisselde persoonsgegevens gegarandeerd is.

5. Welke rechten hebt u?

5.1 Wilt u uw persoonsgegevens inzien, verbeteren of verwijderen?

Tala streeft naar transparantie met betrekking tot de persoonsgegevens die het gebruikt. We doen het nodige om te garanderen dat uw persoonsgegevens nauwkeurig, actueel en volledig zijn.

U heeft te allen tijde de mogelijkheid uw persoonsgegevens in te kijken en/of te
laten wijzigen en/of te laten verwijderen. Dit kan via mail naar Leen@tala-dialoogbouwer.be.

We zullen uw verzoek zo snel mogelijk behandelen en uw persoonsgegevens aanpassen. 

5.2 Wilt u onze e-mailings niet langer ontvangen?

U kan op elk moment beslissen om niet langer onze nieuwsbrief en andere e-mailings te ontvangen:

• via de knop ‘uitschrijven’ onderaan elke commerciële e-mail;

• door ons te mailen op: Leen@tala-dialoogbouwer.be

Na uitschrijving bewaren wij uw gegevens nog gedurende een periode van 2 maanden waarna ze definitief worden verwijderd.

5.3 Wenst u meer informatie?

Met alle vragen in verband met de manier waarop Tala omgaat met uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren via
mail Leen@tala-dialoogbouwer.be.

Voor meer informatie over het naleven van de GDPR-verordening kan u terecht bij de toezichthoudende autoriteit (Privacy Commissie) via deze link:  https://www.privacycommission....